The Life.nl
Zakelijk

Zo doe je vergaderen goed

Als je denkt aan vergaderen, denk je vast aan een saaie boel. Iedereen valt bijna in slaap, de ruimte is on-inspirerend en het duurt uren, maar er komt niks uit. Bij het woord ‘vergaderen’ alleen al wordt er diep gezucht. Dit hoeft niet zo te zijn! Er zijn een hoop simpele manieren om vergaderen effectief en leuker te maken. Dan heeft het nog nut om uren in een kamertje te zitten.

Agendapunten

Heb agendapunten en sturen deze op tijd door naar iedereen die de vergadering bijzit. Zo kan iedereen zich voorbereiden en weet al wat hen te wachten staat. Agendapunten helpen met het structuren van de vergadering, zodat alleen de belangrijke dingen besproken worden. Prioriteer deze agendapunten dan ook. De belangrijke dingen komen aan bot tijdens de vergadering. Er zijn bijna altijd wel punten die opgelost kunnen worden door een simpel gesprek of een e-mail. Haal deze punten dan ook uit de agenda, die zijn niet belangrijk genoeg om te bespreken.

Werk oplossingsgericht

Een belangrijk punt van vergaderen is oplossingsgericht werken. De bovengenoemde agendapunten moeten dan ook echt belangrijk zijn en een oplossing nodig hebben. Hierbij helpt het als er niet wordt gekletst zonder resultaat, maar dat iedereen gefocust is op het probleem en de oplossing erbij.

Tijden

Begin op tijd. Rond lunchtijd is een goed uur. Er kan een lunch verschaft worden tijdens de vergadering, als dat nodig zou zijn. Wordt er te vroeg of te laat begonnen, dan zullen mensen geen concentratie hebben om effectief bezig te zijn. Begin ook wanneer er afgesproken is. Te laat binnen komen is de schuld van degene die het doet, wacht daar niet op. Vergader voor maximaal anderhalf tot twee uur achter elkaar. Als de oplossingen dan nog niet gevonden zijn, is een pauze van een kwartier tot halfuur erg belangrijk. De aanwezigen kunnen dan een luchtje scheppen en weer fris en effectief doorgaan.

Vergader buiten de deur

Voor vergaderingen die uren duren, kan het handig zijn om het op een andere plek te doen. Aanwezigen worden dan niet afgeleid. Er is ook een mogelijkheid om de lunch buiten de deur te doen. Een vergaderlocatie in Amsterdam is hier natuurlijk perfect voor. Er zijn genoeg heerlijke tentjes om de hoek en de stad is goed bereikbaar met het openbaar vervoer of de auto. Er zijn ook genoeg vergaderlocaties in Breda, Utrecht, Groningen en Rotterdam.

Na de vergadering

Als mensen niet meer nodig zijn voor de overige punten op de agenda, hoeven die daar niet te zijn. Laat deze gaan. Zij kunnen alleen maar voor afleiding zorgen en kunnen hun tijd beter ergens anders aan besteden.

Na de vergadering is het handig om feedback te verzamelen over de agendapunten en manier van vergaderen. Probeer bij negatieve feedback de punten of de vergaderstijl te veranderen voor een volgende keer. Zo houden mensen hun plezier er zo veel mogelijk in en blijft het vergaderen een effectief.

Gerelateerde Berichten

De perfecte match

Peter Bokstol

Je eigen bedrijfje beginnen

Peter Bokstol

3 redenen om niet te kiezen voor een MKB energiecollectief

Peter Bokstol